青岛慈明慈善基金会档案管理制度
为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。
第一章 档案管理制度
（一）各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
（二）各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
（三）档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
（四）档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
（五）档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
第二章 档案归档制度
（六）归档范围的保管期限
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- 办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。
- 办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
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（七）归档时间
实行年度归档制度：办公室在工作中形成的会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。
（八）归档要求
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- 归档的文件必须系统、齐全、完整。
- 归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。
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第三章 档案安全保密制度
（九）严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
（十）查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
（十一）需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
（十二）外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
第四章 档案查阅借阅制度
（十三）外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
（十四）查阅党支部办公会议记录需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
（十五）凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
（十六）查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
（十七）查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
（十八）借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
（十九）借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
第五章 档案人员岗位职责
（二十）服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。
（二十一）档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
（二十二）档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。
（二十三）督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
（二十四）各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。
（二十五）各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。
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